Elektroniczna Księga Wieczysta – jak korzystać z najważniejszych funkcji systemu?

Znajomość pełnego, rzeczywistego stanu prawnego nieruchomości jest potrzebna w wielu sytuacjach. Dzięki Elektronicznym Księgom Wieczystym nie ma konieczności, by osobiście wszystko sprawdzić w sądzie rejonowym – to szczególnie przydatne, gdy interesujący Cię dom, mieszkanie czy działka znajduje dość daleko od Twojego miejsca pobytu. Dowiedz się więcej o EKW!

• W Elektronicznych Księgach Wieczystych znajdują się dokładnie takie same informacje, jak w papierowych rejestrach sądów rejonowych.
• Musisz znać pełen numer księgi wieczystej, zanim otworzysz ją w systemie teleinformatycznym CI KW.
• Pozyskanie dokumentów z mocą sądową przez EKW wymaga złożenia wniosku i wniesienia opłaty.
• Ważną funkcją EKW jest weryfikacja autentyczności i aktualności wcześniej wykonanych wydruków z systemu.

Elektroniczne Księgi Wieczyste to system teleinformatyczny obsługujący Centralną Informację Ksiąg Wieczystych. Ministerstwo Sprawiedliwości uruchomiło tę cyfrową usługę w lipcu 2014 roku. Rejestr urzędowy dostępny w internecie w pełni odzwierciedla stan dokumentów, jakie dla danej nieruchomości prowadzi odpowiedni sąd rejonowy. Każda Elektroniczna Księga Wieczysta ma 4 działy, identycznie jak w formie papierowej. Prosty dostęp do informacji zawartych w rejestrze wcale nie oznacza, że wystarczy znajomość adresu czy nazwiska, by szybko pozyskać wszelkie dane. CI KW może ograniczać możliwość przeglądania, np. przez wprowadzenie limitów liczby wniosków o wgląd do ksiąg wieczystych wysyłanych z jednego adresu internetowego w pewnym przedziale czasowym.

Przeglądanie księgi wieczystej w EKW wymaga znajomości numeru nieruchomości w rejestrze

Serwis znajduje się pod adresem ekw.ms.gov.pl. Do wyświetlania pełnej zawartości wystarczy w zasadzie dowolna przeglądarka internetowa, z włączoną obsługą JavaScript. Zanim uzyskasz jakiekolwiek informacje na temat księgi wieczystej, w systemie musisz podać jej pełny numer – składa się on z trzech członów, jedynie do pierwszego możesz wybrać jedną z pozycji z listy. Pełna struktura to:

1. Kod wydziału – 4 znaki, np. KO1E w Sławnie. Z kolei księgami wieczystymi dla Darłowa zajmuje się Sąd Rejonowy w Koszalinie, kod KO1K.
2. Właściwy numer księgi wieczystej – 8 cyfr.
3. Jedna cyfra kontrolna, z przedziału 0–9.

Pełny numer zdobędziesz w sądzie rejonowym dla danego obszaru, np. przez kontakt telefoniczny. Pierwsze wyniki wyszukiwania prezentują jedynie typ nieruchomości, dane adresowe i wskazują właściciela. Służą weryfikacji, czy sprawdzany numer faktycznie dotyczy poszukiwanej nieruchomości. W ramach przeglądarki ksiąg wieczystych możesz zapoznać się zarówno z aktualną, jak i zupełną treścią rejestru – z całą historią dokonywanych zmian. Warto dodać, że w każdą niedzielę system jest niedostępny, od północy do 9:00. Dlatego lepiej nie korzystać z płatnych czynności w soboty, od ok. 23:00.

System Elektroniczne Księgi Wieczyste pozwala wnioskować o wydanie dokumentów

Kiedy sprawdzasz stan prawny jakiegoś mieszkania na sprzedaż i załatwiasz formalności związane z transakcją, możesz potrzebować pism z CI KW. Wszystkie czynności wykonywane w ramach e-rejestru są regulowane na podstawie ustawy i rozporządzeń ministerialnych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, Elektroniczne Księgi Wieczyste pozwalają na:

• przeglądanie ksiąg wieczystych;
• składanie wniosków o wydanie dokumentu – dostarczanego korespondencyjnie (co wiąże się z wyższymi opłatami) lub do samodzielnego druku;
• weryfikację autentyczności samodzielnie wydrukowanych dokumentów;
• dostępu do elektronicznych powiadomień o dokonywanych wpisach;
• uzyskanie informacji o stanie sprawy dot. wpisu w księdze wieczystej (o ile został przyznany dostęp uczestnika sprawy).

Domowy wydruk wykonany z poziomu przeglądarki internetowej nie ma mocy dokumentu sądowego – aby pozyskać pismo równoważne sądowymi wypisom, trzeba złożyć stosowny wniosek i uiścić opłatę. Dostępne obecnie metody płatności to natychmiastowe e-przelewy, karty płatnicze, BLIK i Masterpass. Na podany adres e-mail otrzymasz ważny przez 14 dni link do pobrania dokumentu w formacie PDF, któremu zostanie nadany unikalny identyfikator wydruku. Poniżej aktualny cennik pozyskiwania sądownie ważnych dokumentów z EKW do druku we własnym zakresie:

• odpis zwykły – 20 zł;
• odpis zupełny – 50 zł;
• wyciąg z księgi wieczystej – 5 zł za 1 dział, czyli od 5 do 20 zł;
• zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej – 5 zł.

Weryfikacja samodzielnego wydruku z systemu Elektronicznych Ksiąg Wieczystych

Formę pism pozyskiwanych za pośrednictwem EKW precyzuje ustawa. Jeżeli podczas transakcji ktoś przedstawia Ci dokument i ręczy za jego prawdziwość oraz aktualność, nie musisz wierzyć na słowo. W pierwszej kolejności sprawdź, czy wydruk posiada wymaganą strukturę i 10 cech:

1. Informacja o wydruku w trybie art. 36⁴ ust. 4 ustawy.
2. Niepowtarzalny identyfikator.
3. Adres URL do e-usługi weryfikacji treści.
4. Adres CI KW.
5. Data, godzina, minuta i sekunda wydania dokumentu
6. Dokładny czas pobrania danych.
7. Numery i łączna liczba stron.
8. Rodzaj (zwykły lub zupełny odpis księgi wieczystej, wyciąg z KW, zaświadczenie zamknięcia).
9. Klauzula informująca o mocy sądowej bez potrzeby uzupełniania o pieczęć i podpis.
10. Pouczenie o metodzie weryfikacji.

Opcja sprawdzenia znajduje się menu usług, na stronie głównej EKW. W pierwszym kroku należy podać identyfikator wydruku i przejść uwierzytelnianie zabezpieczające przed botami. Jeżeli pismo będzie nieprawdziwe lub nieaktualne (dokonano zmian pomiędzy czasem wydania a chwilą obecną), pokaże się raport z negatywnej weryfikacji. A jeśli wszystko przebiegnie pozytywnie, EKW umożliwi obejrzenie zarówno dokumentu wygenerowanego do druku, jak i związanej z nim księgi wieczystej.